Cấu trúc bộ máy phân phối của Công ty TNHH – Trung tâm phân phối dược phẩm Vimedimex (TTPP thuốc) được bắt đầu từ việc nhập khẩu thuốc và thuốc sản xuất tại nhà máy của Vimedimex 2 vận chuyển về 2 tổng kho tại Hà Nội, TPHCM, trên nền tảng áp dụng phần mềm Oracle netsuite, Mobile app, MobiWork DMS được cài đặt trên Website thương mại điện tử của Vietpharm.com.vn được kết nối liên thông với TTPP thuốc của 63 tỉnh thành trên cả nước.
Phần mềm Oracle Netsuite (ERP) giúp quản lý kho chi tiết, hiệu quả. Quản lý kho là một công việc rất quan trọng của các công ty dược phẩm, bởi hàng hóa ở đây rất đa dạng về chủng loại, và việc nhập xuất hàng hóa diễn ra thường xuyên, liên tục. Các phần mềm ERP giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa vật tư theo từng lô và hạn sử dụng, chi tiết tới từng kho, đáp ứng tốt quy định về Tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản thuốc của Bộ y tế, bảo đảm nguyên tắc hàng hóa nhập trước xuất trước hoặc hết hạn trước xuất trước Bên cạnh đó, đặc thù của các doanh nghiệp kinh doanh dược phẩm là hàng hóa có đơn vị tính đa dạng (thùng, hộp, vỉ, viên…) nên việc quản lý bằng excel hay sổ sách thông thường chỉ tốn thời gian mà không hiệu quả. Các phần mềm ERP cho phép kế toán chỉ cần nhập dữ liệu một lần mà vẫn có thể xem được các báo cáo theo nhiều đơn vị tính khác nhau. Đồng thời, với mô hình quản lý hàng hóa theo sơ đồ hình cây, phần mềm ERP còn giúp các doanh nghiệp dễ dàng theo dõi số lượng, doanh số bán hàng theo từng dòng sản phẩm, từng nhà sản xuất.
Phần mềm ERP giúp quản lý hoạt động phân phối: Như đã nói ở trên, phần mềm ERP quản lý hàng hóa theo sơ đồ hình cây, nên ngoài khả năng quản lý nhập, xuất, tồn hàng hóa, thì còn giúp kế toán quản lý tốt doanh thu, chi phí, công nợ… chi tiết đến từng nhà thuốc, phòng khám, trạm xá…. Đặc biệt, phần mềm còn giúp kế toán theo dõi chặt chẽ hàng gửi bán cho các đại lý.
Phần mềm ERP giúp quản lý doanh số bán hàng của “trình dược viên”: Quản lý con người là một phần quan trọng của một nhà quản lý. Nhân viên trong các nhà thuốc thường rất đa dạng, từ nhân viên đứng quầy bán thời gian, trợ lý kho cho tới dược sĩ và kỹ thuật viên được cấp phép. Nhà quản lý phải có trách nhiệm thiết lập một lịch trình làm việc cho tất cả các nhân viên. Một dược sĩ được cấp phép phải luôn có mặt, nếu không cửa hàng không thể hoạt động hợp pháp. Điều này, có nghĩa là người điều hành phải đảm bảo rằng, dược sĩ luôn có mặt đúng theo lịch trình và có sự sẵn sàng thay thế, bổ sung trong trường hợp vắng mặt, nghỉ phép. Trình dược viên là trung gian giữa nhà cung cấp và khách hàng có vai trò quan trọng khi chịu trách nhiệm giới thiệu, bán hàng và thu tiền hàng khách hàng. Chính vì vậy, các công ty dược phẩm đều có nhu cầu theo dõi doanh số bán hàng, theo dõi công nợ khách hàng theo từng trình dược viên. Phần mềm ERP đáp ứng tốt nghiệp vụ này của các doanh nghiệp dược phẩm.
Cung cấp hệ thống báo cáo đáp ứng đặc thù lĩnh vực dược phẩm: Phần mềm ERP sẽ cung cấp đầy đủ các biểu mẫu chứng từ, báo cáo mang đặc thù của lĩnh vực kế toán dược phẩm (theo tiêu chuẩn thực hành tốt phân phối thuốc, GDP – Good Distribution Practices) như mẫu biểu báo cáo tổng hợp tồn kho theo lô, Phiếu nhập kho, xuất kho số lô hạn dùng, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ …Song song với các mẫu biểu báo cáo theo quy định của Bộ Tài chính, phần mềm ERP còn thiết kế hàng trăm mẫu biểu báo cáo quản trị phù hợp với các yêu cầu của doanh nghiệp, kế toán chỉ cần lựa chọn các biểu mẫu phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.
Cấu trúc bộ máy phân phối của Công ty TNHH – Trung tâm phân phối dược phẩm Vimedimex (TTPP thuốc) được bắt đầu từ việc nhập khẩu thuốc, nhập thuốc của các hãng nước ngoài thực hiện gia công và sản xuất tại Việt nam và nhập thuốc generic sản xuất tại nhà máy của Vimedimex 2 vận chuyển về 2 tổng kho tại Hà Nội, TPHCM. Thông qua phần mềm Oracle netsuite và app mobile được cài đặt trên Website thương mại điện tử của Vietpharm.com.vn giúp cho khách hàng tra cứu thông tin, đặt đơn hàng, giao dịch, vận hành thực hiện trên hệ thống với cổng tương tác là Website: Vietpharm.com.vn được thiết kế giao diện chuyên nghiệp và cấu trúc, phân loại thuốc logic, giúp người mua dễ dàng tìm kiếm, lựa chọn và thực hiện giao dịch đặt hàng, theo dõi tình trạng đơn hàng, giao hàng, đối chiếu công nợ, thanh toán….chăm sóc khách hàng sau bán hàng và báo cáo tổng hợp về hoạt động kinh doanh, kho hàng, doanh số bán hàng, chi phí bán hàng, thu chi hàng ngày. Đặc biệt, được kết nối liên thông với TTPP thuốc của 63 tỉnh thành trên cả nước.
